Este proceso de trabajo que acaba de culminar se inició en 2020, y fue estructurado por la oficina de Digitalización de la Corte de manera progresiva, con el objetivo de brindar la asistencia necesaria a las unidades penales para garantizar el soporte necesario en los Juzgados de Instrucción Conclusional Nº 1 y Nº 2 y en la Cámara Penal Conclusional. Durante un primer período se logró digitalizar en su totalidad el Juzgado de Instrucción Conclusional Nº 2. Posteriormente, y a partir de la creación del Área de Gestión de Períodos de Resolución de Causas Pendientes, la mencionada oficina se organizó en cuatro equipos de trabajo con turnos matutino y vespertino, alcanzando en esta segunda etapa la digitalización completa del Juzgado de Instrucción Conclusional Nº 1. En este mismo sentido, se creó un orden de prioridades para una digitalización ordenada de los procesos penales, incluyendo causas con personas privadas de libertad, homicidios culposos, abuso sexual, robo agravado y juicios especiales.
La digitalización comprende una serie de etapas clave: recepción y control (verificación de datos y documentación), acondicionamiento (preparación física del expediente), escaneo (captura digital de las fojas), verificación de calidad (control de integridad y legibilidad), generación del documento digital con tecnología OCR (conversión a formato PDF editable y buscable), y firma y carga en el sistema SAE (validación legal y subida al sistema), finalizando con su correcta radicación (devolución al juzgado de origen). Además, la incorporación de OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) permite transformar las imágenes en documentos digitales editables y buscables, facilitando la localización de información y optimizando el trabajo judicial. Este procedimiento garantiza una copia fiel del expediente original, mejora la accesibilidad, fortalece la transparencia y aporta mayor eficiencia a la gestión.
“La digitalización nos permite trabajar mejor, con más agilidad, más seguridad y con la información siempre disponible. No se trata solo de tecnología, sino de hacer más simple y transparente el trabajo diario. Detrás de cada expediente digital hay personas comprometidas que hacen posible una justicia más cercana y eficiente”, explicó Juan José Morán, director de la oficina de Digitalización. Asimismo, según se especificó, las tareas enfocadas en la despapelización fueron actualizándose con el paso de los años, logrando en 2023 la certificación ISO 9001:2015 y con la misma, la incorporación de procesos administrativos tales como controles, firmas, radicaciones, registros y acopio. Por último, en 2025, se incorporó el Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR), sumando un paso clave para el desarrollo de herramientas de inteligencia artificial en el Poder Judicial.
